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手帳のスケジュール管理の基本
手帳は大きく分類して、「綴じ手帳」と「システム手帳」の２つに分けられます。「綴じ手帳」とは、取り外しが効かない１年間使い切りとなり、製本されている手帳のことを示します。
綴じ手帳、システム手帳を使用する上のスケジュールを効率的に管理するための基本やポイントを理解しておきましょう。
スケジュール管理のポイントは次のような事項です。
（１）やるべきことを書き出し、予定を組む
やるべきことを書き出して確認し、まず計画を立てることからスタートさせます。
（２）優先順位は重要度と緊急度
実行すべき行動の優先順位は「重要度」と「緊急度」を考えて立てましょう。
最優先となるのはもちろん緊急度も重要度も高いものですが、それ以外の項目のスケジュールをどうやって組むかで効率に差が生まれます。
（３）内容によって適正な時間帯、配分をする
それぞれの仕事の内容に適した時間帯や配分を組むことにより、効率的に管理出来ます。
たとえば、下調べや情報収集などは空き時間や移動の時間を利用し、資料や書類作成などは集中できる時間を確保します。
手帳の月間スケジュール欄の活用
手帳の効率的な使い方の一つに月間スケジュール欄の活用があります。
たいていの手帳には、日々のスケジュール欄以外に、月間予定表など月間のスケジュールを記入するページがあります。
この月間スケジュール欄が白紙のままで利用していない人が多いのですが、ぜひ使いこなして欲しいと思います。
月間スケジュール欄を上手に活用すればよりスケジュールを効率的に管理したり、進行中のプロジェクトを管理することも可能になります。
スケジュール管理で大切なのは、年間等の長期的な視点から目標や計画を立てて、月ごと、日ごとのスケジュールに落とし込みをしていくことです。
月間スケジュール、週間スケジュール、日ごとのスケジュールを組み合わせ連携させ、月の予定→週の予定→日の予定の順に落とし込みする習慣をつけましょう。
手帳のアドレス帳の活用
手帳にはたいてい、アドレス帳がついています。綴じこまれているものもありますが、別冊になっているものが便利です。次の年に手帳を変えるときもアドレス帳はそのまま使い、追加修正していくとよいでしょう。
手帳を毎年変えるたびにアドレス帳も書き換えるのは効率的とはいえないので、綴じこまれているものは極力使うのをやめましょう。
また、最近は携帯電話が普及していますので、手帳のアドレス帳を使う人が減少していますが、手帳のアドレス帳独自のメリットもあります。
手帳のアドレス帳には利点が３つあります。
（１）一覧性と検索性が良い
手帳は紙だからすぐに開く事ができ、探しやすいと言う事です。
（２）確実性が高い
携帯電話を使用している時にも開いて使うことができるし、電池切れの心配も不要です。
（３）新しい電話番号を追加記入が楽
若い人は大丈夫かも知れませんが、携帯電話への入力は慣れていないとなかなか面倒なものです。
手帳を切替えるときのポイント
「綴じ手帳」を使用している場合は毎年、手帳の切替えが必要となります。
新年の新しい手帳に記入を始めるときの気分は格別ですね。
翌年の手帳は、たいてい１０月から書店などで販売し始めます。使う手帳が決まっている場合は売切れになる前に早めに購入しておきましょう。
手帳を切替えする時には次の事項に留意しましょう。
（１）個人情報の記入
大切な手帳ですから紛失した時に連絡してもらえるように新しい手帳には連絡先など個人情報を記入しておきましょう。但し暗証番号の類は手帳には記入してはいけません。
（２）必要な情報の転記
前年度の手帳には、新年のスケジュールを立てるために参考になる情報も詰まっています。
必要だと思う情報を新しい手帳に書き加えます。
（３）新しいスケジュールの立案
既に決定している新年度１月以降のスケジュールを記入します。また、会社の行事や休暇の予定など分かっている予定などを書き込みます。
新しい年を迎えての抱負や目標などを書いておくのもいいでしょう。
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